Hoe verloopt een controle bij makelaars?

Auteur

Sacha De Vleeschouwer

Voor veel makelaars kan een controle als een bron van stress worden ervaren. Toch gaat het, mits een goede voorbereiding, in de eerste plaats om een verificatieoefening: de bevoegde autoriteit wil zich ervan vergewissen dat de makelaar zijn professionele, regelgevende en, in voorkomend geval, AML-verplichtingen naleeft. Het doel is dus niet enkel om “een controle te doorstaan”, maar om aan te tonen dat de compliance georganiseerd, gedocumenteerd en in de tijd opgevolgd is.

De kennisgeving van de controle

Een controle begint doorgaans met een contactname of een officiële kennisgeving. Die verduidelijkt het kader van de controle, de verwachte informatie en de na te leven termijnen.

De makelaar kan worden gevraagd bepaalde documenten vooraf te bezorgen of elementen voor te bereiden die tijdens de controle zullen worden onderzocht.

1. De gewoonlijk gevraagde documenten

Bij een controle kunnen verschillende types documenten worden geanalyseerd:

de informatie over de inschrijving van de makelaar;
de interne procedures;
de cliëntendossiers;
de documenten met betrekking tot de zorgvuldigheidsplicht;
de opleidingsbewijzen;
de documenten met betrekking tot belangenconflicten;
de commerciële communicatie;
de eventueel toepasselijke AML-procedures;
de bewijzen van opvolging en actualisering van de verplichtingen.

De belangrijkste uitdaging is niet enkel over deze documenten te beschikken, maar te kunnen aantonen dat ze volledig, up-to-date en daadwerkelijk in gebruik zijn.

3. De analyse van de interne organisatie

De controle heeft ook betrekking op de manier waarop de compliance binnen het kantoor is georganiseerd.

De autoriteit kan trachten te begrijpen:

wie verantwoordelijk is voor de opvolging van de compliance;
hoe de verplichtingen zijn verdeeld;
hoe de documenten worden bijgewerkt;
hoe de medewerkers worden geïnformeerd of opgeleid;
hoe de risico's worden geïdentificeerd en opgevolgd.

Een doeltreffende compliance steunt op een duidelijke organisatie, ook in een kleine structuur.

4. Het onderzoek van de cliëntendossiers

De cliëntendossiers vormen vaak een centraal punt van de controle.

Het doel is na te gaan of de nodige informatie wel degelijk werd verzameld, of de behoeften van de cliënt werden geanalyseerd en of het voorgestelde advies of de voorgestelde producten correct zijn gedocumenteerd.

In bepaalde gevallen kan de controle ook betrekking hebben op de identificatie van de cliënt, de risicobeoordeling, de herkomst van de fondsen of de coherentie van de verrichting.

5. De gesprekken met de makelaar

Een controle is niet enkel een documentaire oefening. Ze kan ook vragen, verzoeken om verduidelijking of gesprekken over de toegepaste praktijken omvatten.

Deze gesprekken laten toe de concrete werking van het kantoor uit te leggen en aan te tonen dat de procedures niet louter theoretisch zijn, maar wel degelijk in de dagelijkse activiteit zijn verankerd.

De eventuele vaststellingen

Na afloop van de controle kunnen opmerkingen worden geformuleerd.

Die kunnen betrekking hebben op:

ontbrekende documenten;
onvolledige procedures;
een gebrek aan formalisering;
onvoldoende gedocumenteerde cliëntendossiers;
niet-gevolgde opleidingen;
het ontbreken van bewijs van interne controle.

In de meeste gevallen komt het erop aan de vastgestelde punten snel te kunnen corrigeren en een gestructureerde opvolging op te zetten.

Hoe zich goed voorbereiden?

De beste voorbereiding bestaat erin niet te wachten op de controle.

Een makelaar zou drie eenvoudige vragen moeten kunnen beantwoorden:

Zijn mijn verplichtingen in kaart gebracht?
Zijn mijn documenten up-to-date?
Kan ik bewijzen dat mijn procedures worden toegepast?

Als het antwoord op een van deze vragen onzeker is, is het wellicht tijd om de compliance van het kantoor beter te structureren.

Besluit

Een controle mag niet worden gezien als een bedreiging, maar als een test van de maturiteit van de organisatie.

Voor een makelaar is het essentieel een heldere, gedocumenteerde en aan de realiteit van zijn activiteit aangepaste compliance te kunnen aantonen.

Bij Brokercomply helpen we makelaars hun verplichtingen te centraliseren, hun documenten te organiseren en hun compliance dagelijks op te volgen, zodat zij een controle met meer gemoedsrust kunnen benaderen.

Partagez l'article