Waarom de compliance van uw makelaarskantoor uitbesteden?

Een steeds veeleisender compliance

Het beroep van makelaar beperkt zich niet langer tot de klantenrelatie en de commerciële ontwikkeling. De wettelijke verplichtingen nemen vandaag een belangrijke plaats in in het dagelijks beheer van een kantoor.

Opvolging van procedures, documentatie van dossiers, AML-compliance of de voorbereiding van controles: allemaal taken die tijd en nauwgezetheid vragen.

Verplichtingen die zich opstapelen

Door de jaren heen zijn de regelgevende vereisten sterk toegenomen.

De makelaar moet onder meer zijn KYC-dossiers opvolgen, zijn interne procedures bijwerken, zijn AMLCO-verslag voorbereiden, bepaalde beslissingen documenteren en de nodige bewijzen bewaren bij een controle.

Afzonderlijk genomen lijken deze verplichtingen vaak beheersbaar. Het is hun opeenstapeling die snel complex kan worden.

Een moeilijk te dragen last

In veel kantoren wordt de compliance parallel met de commerciële activiteiten beheerd.

Wanneer de operationele prioriteiten de bovenhand krijgen, worden bepaalde taken uitgesteld: een procedure die moet worden bijgewerkt, een dossier dat moet worden vervolledigd of een verificatie die moet worden uitgevoerd.

Geleidelijk stapelt de achterstand zich op en wordt de compliance moeilijker beheersbaar.

Een organisatie die structuur nodig heeft

Compliance mag niet worden beschouwd als een eenmalige tussenkomst die enkel vóór een controle wordt uitgevoerd. Ze vereist een regelmatige opvolging, een duidelijke organisatie en een totaalbeeld van de verplichtingen die op het kantoor van toepassing zijn. Een gestructureerde aanpak helpt vergetelheden te beperken en een betere beheersing van de risico's te behouden.

Uitbesteden zonder de controle te verliezen

Compliance uitbesteden betekent niet dat u het beheer van uw activiteit uit handen geeft. De makelaar behoudt de controle over zijn beslissingen, zijn cliënten en zijn commerciële ontwikkeling. De begeleiding heeft betrekking op de regelgevende en organisatorische aspecten die een specifieke opvolging vereisen.

Het doel is iedereen toe te laten zich op zijn eigen expertisedomein te concentreren.

Een dagelijkse begeleiding

Een externe begeleiding kan tal van aspecten dekken: regelgevende opvolging, voorbereiding van documenten, verificatie van bepaalde dossiers, herinneringen aan deadlines of bijstand bij een controle.

Deze regelmatige aanwezigheid maakt het mogelijk concrete antwoorden te bieden op de vragen die zich dagelijks stellen.

Een betere voorbereiding op controles

Wanneer een controle plaatsvindt, maakt de kwaliteit van de opgezette organisatie vaak het verschil.

Geactualiseerde documenten, duidelijk omschreven procedures en correct gedocumenteerde acties laten toe gemakkelijker te antwoorden op de vragen van de toezichthouder.

Het doel is niet enkel te reageren op de controle, maar klaar te zijn nog voor die er is.

Meer tijd voor uw vak

Door de opvolging van de compliance toe te vertrouwen aan een gespecialiseerde partner kan de makelaar meer tijd besteden aan zijn cliënten, zijn portefeuille en de ontwikkeling van zijn activiteit.

De compliance blijft beheerst en neemt tegelijk minder plaats in in het operationele dagelijks werk van het kantoor.

Besluit

Compliance uitbesteden laat vooral toe een complexe verplichting om te vormen tot een gestructureerder en eenvoudiger te beheren proces.

Bij Brokercomply begeleiden we makelaars bij de opvolging van hun wettelijke verplichtingen zodat zij zich volledig op hun kernactiviteit kunnen concentreren.