Wat controleert de FOD Economie in een vastgoedkantoor?

Auteur

Hadrien Robert

Veel vastgoedmakelaars associëren controles met het BIV of met de antiwitwasverplichtingen. Toch voert ook de FOD Economie regelmatig controles uit bij vastgoedkantoren. Het doel is na te gaan of het kantoor de verschillende wettelijke verplichtingen naleeft die op zijn activiteit van toepassing zijn en of de consumenten correct beschermd worden.

Een controle die vaker voorkomt dan men denkt

1. De wettelijke vermeldingen op uw website

Een van de eerste gecontroleerde elementen betreft vaak de aanwezigheid van de verplichte vermeldingen op de website van het kantoor.

De FOD Economie kan onder meer nagaan:

de identificatie van de onderneming;
het ondernemingsnummer;
het BIV-nummer;
de contactgegevens;
de informatie over de consumentenbescherming.

Zelfs een perfect georganiseerd kantoor kan opmerkingen krijgen als bepaalde vermeldingen ontbreken of onvolledig zijn.

2. De weergave van de prijzen en erelonen

De gehanteerde tarieven moeten op een duidelijke en transparante manier worden meegedeeld.

De FOD Economie gaat onder meer na of de erelonen correct worden weergegeven en of de consument over voldoende informatie beschikt vooraleer zich te verbinden.

3. De makelaarsovereenkomsten

De met de cliënten ondertekende overeenkomsten moeten voldoen aan de wettelijke vereisten die op de vastgoedbemiddeling van toepassing zijn.

De controle kan onder meer betrekking hebben op:

de verplichte clausules;
de opzegmodaliteiten;
de rechten van de consument;
de transparantie van de contractuele voorwaarden.

Oude of niet-bijgewerkte modellen vormen vaak een risicobron.

4. De inschrijving in de KBO

De FOD Economie gaat ook na of de in de Kruispuntbank van Ondernemingen geregistreerde informatie correct is. De gebruikte NACEBEL-codes moeten overeenstemmen met de activiteiten die het kantoor werkelijk uitoefent.

Een onsamenhangendheid tussen de activiteit en de geregistreerde gegevens kan tot opmerkingen leiden bij de controle.

5. De BIV-erkenning

Het kantoor moet kunnen aantonen dat de personen die de gereglementeerde activiteiten uitoefenen over de nodige machtigingen beschikken. De FOD Economie gaat onder meer na of de betrokken professionals correct bij het BIV zijn ingeschreven.

6. De antiwitwasverplichtingen

De AML-verplichtingen maken vandaag integraal deel uit van de controles.

De FOD Economie kan onder meer onderzoeken:

de identificatie van de cliënten;
de KYC-dossiers;
de risicoanalyse;
de interne procedures;
de AML-documentatie;
de opleidingsbewijzen.

Het ontbreken van documenten of een onvoldoende gestructureerde organisatie kan de controle snel bemoeilijken.

Hoe zich goed voorbereiden?

De beste voorbereiding bestaat erin regelmatig na te gaan of de documenten, procedures en informatie van het kantoor up-to-date zijn.

Een controle verloopt doorgaans veel eenvoudiger wanneer:

de documenten gecentraliseerd zijn;
de overeenkomsten geactualiseerd zijn;
de cliëntendossiers volledig zijn;
de AML-verplichtingen regelmatig worden opgevolgd;
de bewijzen vlot toegankelijk zijn.

Besluit

Een controle van de FOD Economie heeft niet enkel betrekking op één aspect van de vastgoedactiviteit. Ze beoogt het volledige wettelijke kader na te gaan waarbinnen het kantoor zijn activiteiten uitoefent. Een gestructureerde organisatie en een regelmatige opvolging van de verplichtingen laten toe deze controles met meer gemoedsrust te benaderen en de risico's op niet-conformiteit te beperken.

Partagez l'article