Wat zijn de antiwitwasverplichtingen van vastgoedmakelaars?

Een verplichting tot identificatie van de klanten

Vooraleer een zakelijke relatie aan te gaan, moet de vastgoedmakelaar zijn klant identificeren en zijn identiteit verifiëren.

Deze verplichting betreft onder meer:

• de verkopers;
• de kopers;
• de verhuurders;
• de huurders in bepaalde situaties;
• de vertegenwoordigers die voor rekening van een derde handelen.

De verzamelde informatie moet worden bewaard en bij een controle kunnen worden voorgelegd.

De uiteindelijke begunstigden identificeren

Wanneer een vennootschap bij een transactie betrokken is, moet de vastgoedmakelaar ook de uiteindelijke begunstigden (UBO) identificeren.

Het doel is te bepalen welke natuurlijke personen de vennootschap werkelijk controleren of van de verrichting genieten.

Deze stap vormt een van de belangrijkste aandachtspunten in het kader van de strijd tegen witwassen.

Het risiconiveau beoordelen

Niet alle klanten vertonen hetzelfde risiconiveau.

De vastgoedmakelaar moet een risicogebaseerde benadering hanteren en rekening houden met verschillende criteria:

• het profiel van de klant;
• de herkomst van de fondsen;
• het type transactie;
• de gebruikte juridische structuur;
• het land dat bij de verrichting betrokken is.

Op basis daarvan bepaalt u of er extra controles nodig zijn.

Waakzaamheid gedurende de hele relatie verzekeren

De AML-verplichtingen stoppen niet na de identificatie van de klant.

De vastgoedmakelaar moet aandachtig blijven voor de uitgevoerde verrichtingen en nagaan of die coherent blijven met de informatie waarover hij beschikt.

Bepaalde situaties moeten de aandacht trekken:

• ongebruikelijke bedragen;
• complexe constructies zonder duidelijke economische verantwoording;
• frequente wisselingen van betrokkenen;
• een terughoudendheid om bepaalde documenten te bezorgen.

Verdachte verrichtingen melden

Wanneer er een vermoeden van witwassen of financiering van terrorisme bestaat, is de vastgoedmakelaar verplicht dit te melden aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI).

Deze melding moet gebeuren zonder de betrokken klant te informeren.

Het doel is niet te bewijzen dat een inbreuk werd gepleegd, maar een situatie te signaleren die ongebruikelijk of verdacht lijkt.

Een AML-organisatie opzetten

De antiwitwasverplichtingen beperken zich niet tot de klantendossiers.

Vastgoedmakelaars moeten ook een aangepaste interne organisatie opzetten, die onder meer omvat:

• een algemene risicoanalyse;
• interne procedures;
• een opleidingsregister;
• een documentaire opvolging;
• de aanstelling van een AML-verantwoordelijke.

Al deze elementen moeten worden gedocumenteerd en regelmatig bijgewerkt.

Wat zijn de risico's bij niet-naleving?

De niet-naleving van de AML-verplichtingen kan leiden tot:

• opmerkingen bij een controle;
• corrigerende maatregelen;
• administratieve sancties;
• reputatieschade voor het kantoor.

Naast het wettelijke risico kan een ontoereikende organisatie ook een aanzienlijke werklast genereren wanneer een controle plaatsvindt.

Hoe uw AML-compliance vereenvoudigen?

Voor veel vastgoedkantoren is de moeilijkheid niet de verplichtingen te begrijpen, maar ze op een regelmatige en gedocumenteerde manier toe te passen.

Door de informatie te centraliseren, de procedures te standaardiseren en de bewijzen van de uitgevoerde verificaties te bewaren, wint u tijd en beperkt u tegelijk de risico's.

Besluit

De antiwitwasverplichtingen maken vandaag integraal deel uit van het beroep van vastgoedmakelaar.

Een doeltreffende AML-compliance steunt op drie pijlers: de identificatie van de klanten, de risicobeoordeling en de documentatie van de uitgevoerde controles.

Met Estatecomply begeleiden we vastgoedprofessionals bij het beheer van hun AML-verplichtingen om een administratieve last om te vormen tot een eenvoudig, gestructureerd en beheerst proces.